Reprezentációs nyilvántartás: mit kell dokumentálni, hogy az adóhatóság elfogadja?

Az étteremben vagy cukrászdában nyújtott vendéglátás bizonyos feltételek mellett adómentesen elszámolható reprezentációnak minősülhet. A feltételek teljesítése azonban nem magától értetődő, és a dokumentáció sem szorítkozhat csupán a számla megőrzésére.

Milyen feltételeknek kell megfelelni?

Az adómentességhez az szja-törvényben meghatározott valamennyi feltételnek teljesülnie kell. Az éttermi vendéglátás csak akkor minősül adómentes reprezentációnak, ha az étkezés helyi kereskedelmi hatóság által nyilvántartásba vett étteremben vagy cukrászdában valósul meg.

Cukrászda esetén az adómentességnek csak olyan vendéglátóhely felel meg, ahol a helyszíni fogyasztást biztosítják, a fő terméktípus cukrászati készítmény és édesipari termék, és a tevékenység TEÁOR-kódja az éttermi vendéglátáshoz tartozik.

Szállodai félpanziós ellátás csak akkor minősülhet adómentes reprezentációnak, ha az étterem a szállodától különálló, önálló egységben üzemel.

Mi nem minősül adómentesnek?

Nem adómentes a reprezentáció, ha az étkezés gyorsétteremben, kávézóban, a cég irodájában vagy szakmai képzés keretében valósul meg, még akkor sem, ha az üzleti jelleg egyébként fennáll. Egy szakmai megbeszéléshez kapcsolódó kávézói fogyasztás például nem adómentes, ha a helyszín nem minősül cukrászdának.

Miért nem elég a számla megőrzése?

Az adóhatósági ellenőrzés során bizonyítani kell a rendezvény szakmai jellegét és a rendeltetésszerű joggyakorlást. Ehhez szükséges a meghívók, a résztvevői listák, a belső kommunikáció és a részletes programtervek megőrzése, különös tekintettel a szakmai és szabadidős programok arányára. Igazolni kell azt is, hogy a vendéglátóhely megfelel az adómentességi feltételeknek.

Hogyan vezessük a nyilvántartást?

A nyilvántartás kétféleképpen alakítható ki. Az egyik lehetőség, hogy az összes reprezentációnak minősített éttermi és cukrászdai számláról kimutatást készítenek, amelyből kigyűjthető az adómentesnek minősíthető rész. A másik lehetőség, hogy csak az adómentesnek minősített számlákról és az adómentességi feltételnek való megfelelésről készül külön kimutatás.

Ha csak az adómentesnek minősülő számlákról vezet nyilvántartást a cég, javasolt külön dokumentálni a vendéglátás reprezentációs jellegét, és nyilvántartani azokat az éttermeket és cukrászdákat is, amelyek megfelelnek az adómentességi feltételeknek.

Adózással vagy könyveléssel kapcsolatos kérdésed van? Kérj szakértői segítséget, és hozz megalapozott döntést!