MI a munkahelyen: mit tehet meg a munkavállaló, és milyen kötelezettségei vannak a munkáltatónak?

A mesterséges intelligencia egyre több munkahelyen válik a mindennapi feladatok részévé. Segíthet az adminisztrációban, a dokumentumok elkészítésében, az adatok feldolgozásában vagy akár a programozásban is. A használata azonban nem csupán technológiai kérdés: adatvédelmi, titoktartási és szerzői jogi szempontból is számos követelménynek kell megfelelni. Különösen fontos tisztázni, milyen keretek között adhat a munkáltató utasítást az MI alkalmazására, és milyen felelősség terheli a munkavállalót.

Mire használható a mesterséges intelligencia a munkavégzés során?

A mesterséges intelligencia számos munkafolyamatot tehet gyorsabbá és hatékonyabbá. Elsősorban olyan eszközként érdemes tekinteni rá, amely támogatja a munkavállalót, csökkenti a rutinfeladatokra fordított időt, és segíti az információk feldolgozását.

A technológia alkalmas nagy mennyiségű adat és dokumentum áttekintésére, rendszerezésére, összefoglalására és elemzésére. Segítségével különböző munkahelyi anyagok, például jelentések, prezentációk, levelek vagy szerződéstervezetek első változata is elkészíthető. A már meglévő szövegek javítása, egyszerűsítése, átfogalmazása és fordítása szintén a tipikus felhasználási területek közé tartozik.

Az MI a kutatási és információgyűjtési feladatokat is támogathatja, például több forrás összevetésével vagy az azokban található összefüggések feltárásával. Az adatok elemzése révén tendenciák felismerésére és előrejelzések készítésére is használható.

A különböző szakterületeken további lehetőségeket kínál. Az informatikában programkódot generálhat, ellenőrizhet, dokumentálhat, illetve segítséget nyújthat a hibák felderítésében. Az ügyfélszolgálatokon választervezetek összeállítására és visszatérő megkeresések kezelésére alkalmazható, míg az adminisztrációban adatkinyerési, osztályozási és nyilvántartási feladatokat egyszerűsíthet.

Az MI emellett új ötletek, alternatív megoldások és különböző döntési lehetőségek kidolgozásában is hasznos segítséget jelenthet. Fontos azonban, hogy az általa előállított tartalom nem tekinthető automatikusan helyesnek. A munkavállalónak ezért ellenőriznie kell az eredményeket, különösen akkor, ha azok szakmai értékelés vagy döntés alapjául szolgálnak. A technológia alkalmazása nem helyettesíti az emberi felelősséget.

Adatvédelem és egyéb felhasználási korlátok

A munkahelyi MI-használat során elsősorban az általános adatvédelmi rendelet (GDPR), valamint a 2024/1689. számú mesterségesintelligencia-rendelet előírásait kell figyelembe venni. Ezek együttesen határozzák meg, hogy milyen rendszerek és milyen feltételek mellett alkalmazhatók jogszerűen.

A GDPR szempontjából az egyik legfontosabb kérdés, hogy az MI használata milyen hatással jár a személyes adatok kezelésére. Amennyiben ilyen adatok is bekerülnek a rendszerbe, az adatkezelés jogszerűségéért a munkáltató felel. Vizsgálni kell, hogy az adatkezelésnek van-e megfelelő jogalapja, valóban szükséges-e az érintett adatok felhasználása, és biztosítható-e az adattakarékosság elve.

Nem elegendő tehát egyszerűen feltölteni egy dokumentumot az MI-rendszerbe. Azt is mérlegelni kell, hogy az adott feladat elvégezhető-e kevesebb személyes adat felhasználásával, illetve milyen adattovábbítás történik a rendszer működése során.

Különösen érzékeny kérdés az érzelmekre vonatkozó adatok kezelése. Az ilyen adatok munkahelyi felhasználása komoly adatvédelmi kockázatot jelent, és az MI-rendelet is tiltja az érzelemfelismerő rendszerek munkahelyi alkalmazását a rendeletben meghatározott kivételektől eltekintve. A témát jól mutatja, hogy Magyarországon már kilenc számjegyű adatvédelmi bírságot is kiszabtak ilyen jellegű adatkezelés miatt.

Az MI-rendelet emellett tiltja többek között a megtévesztő vagy manipulatív technikák alkalmazását, valamint az egyének sérülékenységének kihasználását célzó rendszereket is.

Kiemelt figyelmet igényelnek a HR-rendszerek

A mesterségesintelligencia-rendelet bizonyos, foglalkoztatással kapcsolatos alkalmazásokat magas kockázatú MI-rendszerként határoz meg. Ezek közé tartoznak azok a megoldások, amelyeket munkavállalók kiválasztására vagy felvételére használnak. Ilyen lehet például az álláshirdetések célzott megjelenítése, a jelentkezések elemzése és szűrése, valamint a pályázók értékelése.

Szintén ebbe a kategóriába kerülhetnek azok a rendszerek, amelyek a munkaviszony feltételeit, az előléptetést vagy a munkaviszony megszüntetését érintő döntéseket támogatják. Ide sorolható továbbá az egyéni jellemzők vagy magatartás alapján történő feladatkiosztás, valamint a munkavállalók teljesítményének és viselkedésének nyomon követése, értékelése is.

Ezeknek a rendszereknek az alkalmazása nem történhet ellenőrzés nélkül. A magas kockázatú besorolás előzetes kockázatértékelési kötelezettséggel és az MI-rendeletben részletesen meghatározott további követelmények teljesítésével jár.

Milyen feladatok hárulnak a munkáltatóra?

A munkáltató felelőssége, hogy a munkahelyi mesterségesintelligencia-használat jogszerű és biztonságos keretek között történjen. Ennek érdekében már a bevezetés előtt fel kell mérnie, hogy az adott rendszer milyen célokra használható, milyen adatokat kezel, és milyen kockázatokat hordoz.

Nem elegendő kizárólag az adatvédelmi szempontokat vizsgálni. A szerzői jogi és információbiztonsági követelményeknek is meg kell felelni. A munkáltatónak ezért előzetesen át kell tekintenie a tervezett felhasználási módokat, valamint azokat a lehetséges eseteket is, amikor a munkavállalók a jóváhagyott kereteken kívül alkalmazhatják az eszközt.

A használat megkezdése előtt kockázatértékelésre, és az adott adatkezelés körülményeitől függően adatvédelmi hatásvizsgálatra is szükség lehet.

A jogszerű működés feltételeinek megteremtéséhez belső szabályzatot kell kialakítani. Ebben célszerű egyértelműen rögzíteni, hogy mely MI-eszközök használhatók, milyen célokra, milyen adatok vihetők be a rendszerekbe, és milyen korlátozásokat kell betartaniuk a munkavállalóknak. A szabályozás önmagában azonban nem elegendő: a dolgozókat megfelelően tájékoztatni és oktatni is kell a helyes használatról, valamint annak kockázatairól.

A munkáltatónak az érintettek tájékoztatásáról is gondoskodnia kell. Amennyiben az MI alkalmazása személyes adatok kezelésével jár, az erről szóló információknak az adatkezelési tájékoztatókban is meg kell jelenniük. Ez a munkavállalókra, az ügyfelekre és más érintettekre egyaránt vonatkozhat.

Ha a rendszer működtetésébe külső szolgáltató vagy partner kapcsolódik be, meg kell vizsgálni az adatfeldolgozói jogviszony feltételeit, és szükség esetén adatfeldolgozói szerződést kell kötni. Azt is tisztázni kell, hogy a szolgáltató milyen adatokhoz fér hozzá, különös tekintettel az üzleti titkokra, a banktitokra, a biztosítási titokra és az egészségügyi adatokra. Az ágazati jogszabályok ugyanis további korlátozásokat is előírhatnak.

Külön ellenőrzést igényel az adattovábbítás kérdése. Ha az alkalmazás nem helyben, hanem felhőalapú szolgáltatáson keresztül dolgozza fel az információkat, meg kell győződni arról, hogy az adatok továbbítása és kezelése megfelel-e a vonatkozó jogszabályoknak.

Amennyiben a munkahelyen szakszervezet vagy üzemi tanács működik, az MI bevezetésével és alkalmazásával kapcsolatos egyeztetésről sem szabad megfeledkezni.

Mit kell betartania a munkavállalónak?

A munkavállaló elsődleges kötelezettsége, hogy a mesterséges intelligenciát a munkáltató belső szabályzata és utasításai szerint használja. Ez azt jelenti, hogy nem választhat önállóan bármilyen alkalmazást, és nem tölthet fel korlátozás nélkül munkahelyi dokumentumokat vagy adatokat egy külső rendszerbe.

A munkáltatói utasítások teljesítésénél ugyanakkor a Munka Törvénykönyvének szabályait is figyelembe kell venni. A munkavállaló köteles megtagadni az utasítás végrehajtását, ha az más személy életét, testi épségét vagy egészségét, illetve a környezetet közvetlenül és súlyosan veszélyeztetné. Megtagadhatja továbbá az utasítást, ha annak teljesítése munkaviszonyra vonatkozó szabályba ütközne, vagy saját életét, testi épségét, egészségét közvetlenül és súlyosan veszélyeztetné.

A munkáltató által előírt, jogsértő MI-használatért a munkavállaló nem feltétlenül tehető felelőssé. Más a helyzet azonban akkor, ha a dolgozó saját döntése alapján, a belső előírásokat megkerülve vesz igénybe ilyen eszközt. Ha például egy szerződéstervezet személyes adatokat tartalmazó változatát engedély nélkül feltölti egy külső MI-rendszerbe, annak munkajogi és adatvédelmi következményei is lehetnek.

A szabályszegés súlyától és körülményeitől függően akár a munkaviszony azonnali hatályú megszüntetése is felmerülhet, emellett adatvédelmi jogkövetkezményekkel is számolni kell.

A biztonságos MI-használat közös felelősség

A mesterséges intelligencia jelentősen megkönnyítheti a mindennapi munkavégzést, de a hatékony alkalmazás nem választható el a jogi megfelelőségtől. A munkáltatónak meg kell teremtenie a biztonságos használat feltételeit, ki kell alakítania a szükséges belső szabályokat, és gondoskodnia kell a munkavállalók felkészítéséről.

A dolgozóknak eközben követniük kell az előírásokat, ügyelniük kell a bizalmas információk védelmére, és nem szabad ellenőrzés nélkül megbízniuk az MI által előállított tartalmakban.

A legfontosabb tehát, hogy a mesterséges intelligencia a munkahelyen ne önálló döntéshozóként, hanem megfelelően szabályozott, ellenőrzött és a munkavállalók munkáját támogató eszközként jelenjen meg. Így a technológia előnyei kihasználhatók anélkül, hogy a vállalkozás vagy a munkavállalók szükségtelen jogi kockázatokat vállalnának.