A partnerutaztatás nem mindig üzleti: ezekre az adószabályokra figyelj

Nyaranta egyre több cég szervez partnereinek utazásokat, közös programokat vagy küld apró ajándékokat – jó kapcsolatépítő eszközök, de könnyen adózási buktatóvá válhatnak. Nem mindegy, hogy egy út valóban üzleti célt szolgál-e, vagy csak annak látszik. Mutatjuk, mire figyelj, ha nem akarsz kellemetlen meglepetést a NAV-tól.

Mi számít valódi üzleti útnak?

A törvény akkor tekint egy utazást üzletinek, ha az kifejezetten a vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódik. Lehet ez tárgyalás, konferencia, rendezvény, tréning vagy akár ügyfélkapcsolati esemény is – a lényeg, hogy a program valóban szakmai tartalmú legyen. Nem számít, hogy egy délutáni megbeszélésről vagy háromnapos rendezvényről van szó – az utazás időtartama nem számít.

A döntő kérdés az, hogy ezt utólag is bizonyítani tudod-e. Érdemes előre készülni napirenddel, meghívóval, programfüzettel, sőt, akár fotókkal vagy beszámolóval is. Ezek nélkül a NAV könnyen mondhatja azt, hogy az utazás valójában nem üzleti, hanem „álcázott juttatás”.

Sok céges utazás első ránézésre üzletinek tűnik, de ha közelebbről megnézzük, kiderül, hogy inkább kikapcsolódás vagy luxusprogram. Ilyenkor felmerül a kérdés: mi indokolja a drága szállodát, a kísérő családtagokat, a költséges programokat? Ha nincs szakmai tartalom vagy dokumentáció, akkor az egész esemény adóköteles juttatásként kerülhet elbírálásra.

Ha például egy külföldi üdülőhelyre szervezel „céges találkozót”, de nincs hozzá napirend, semmilyen szakmai program, akkor azt a NAV nem fogja elfogadni üzleti utazásként – és a költségeket sem számolhatod el úgy, mint egy hivatalos rendezvény esetében.

Reprezentáció és üzleti ajándék: vékony a határ

Ha egy partnernek meghívást küldesz egy vacsorára, kulturális eseményre vagy sporteseményre, az már nem biztos, hogy üzleti útnak számít. Ezeket a kiadásokat a jog szerint reprezentációként kell kezelni – és ilyenkor bizony szja- és járulékkötelezettség is felmerülhet, ha magánszemély részesül az ellátásban.

Hasonló a helyzet az üzleti ajándékokkal is. Ha például tárgyi ajándékot adsz, figyelj arra, hogy mi az értéke, mi a célja, és milyen gyakran történik. Ha az ajándékozás meghaladja a szokásos mértéket, könnyen juttatásnak minősül, és adókötelessé válik – még akkor is, ha jó szándékkal adtad.

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy partnereik családtagjait is vendégül látják, vagy meghívják az utazásra a feleséget, férjet, gyerekeket. Ez csak akkor elfogadható, ha az esemény protokolláris jellegű, és a jelenlétük valamilyen hivatalos célt szolgál – például ha a rendezvény jellegéből fakadóan a családi részvétel is indokolt.

Ha viszont erről nincs szó, a kísérők költségeit nem számolhatod el céges kiadásként, sőt, adózási szempontból akár természetbeni juttatásnak is minősülhet, amit a cégnek le kell adóznia.

Inkább dokumentálj, mint hogy meglepetés érjen

Egy üzleti utazás vagy rendezvény nemcsak kapcsolatépítésre, hanem komoly szakmai előnyökre is lehetőséget ad – ha jól van megszervezve és dokumentálva. A NAV viszont nem a jó szándékot, hanem a papírokat nézi. Éppen ezért fontos, hogy ne csak a program legyen jól felépített, hanem a háttér is legyen rendben.

Ha céges partnert utaztatsz, ajándékozol vagy vendégül látsz, ne hagyd, hogy a jól sikerült esemény után adóellenőrzés keserítse meg a képet.

Nem vagy biztos benne, hogy céged rendezvénye vagy utazása megfelel az adószabályoknak? Kérj tőlünk segítséget – egy konzultációval sok későbbi problémát elkerülhetsz!