Munkaügyi iratok megőrzése: Megszűnő kötelezettség, növekvő kockázatok?
2025. január 1-jétől jelentősen módosultak a munkaügyi iratok megőrzésére vonatkozó szabályok. Korábban a munkáltatóknak kötelező volt a dolgozók nyugdíjkorhatárának betöltése után még öt évig megőrizni a foglalkoztatási és bérnyilvántartási dokumentumokat, azonban ez a kötelezettség megszűnt a 2024. december 31. után keletkezett iratok esetében.
A változás a vállalkozások adminisztrációs terheit csökkenti, ugyanakkor fontos megérteni, hogy a szabályok lazítása komoly kockázatokat is hordozhat magában – mind a munkáltatók, mind pedig a munkavállalók számára.
Czégai Fanni
Mi változott pontosan az iratőrzési kötelezettségben?
Az új szabályozás szerint:
- Csak a 2024. december 31-éig keletkezett munkaügyi iratokra vonatkozik a nyugdíjkorhatár +5 éves megőrzési kötelezettség.
- A 2025. január 1-jétől keletkezett iratok esetében nincs előírt megőrzési idő.
- A munkáltató már nem kötelezhető arra, hogy régi, elévült dokumentumokat rendelkezésre bocsásson, ha azok nincsenek meg.
- A jogutód nélkül megszűnő cégek továbbra is kötelesek bejelenteni az iratok őrzési helyét.
Ez azt jelenti, hogy a korábbi szigorú szabályozás lényegében hat évnyi dokumentációra szűkült le – a 2018. december 23-át követően, de 2024. december 31-éig keletkezett iratokra vonatkozik.
Miért érdemes mégis megőrizni a munkaügyi iratokat?
Bár a törvény enyhült, a vállalkozásoknak érdemes továbbra is körültekintően kezelniük a munkaügyi dokumentumokat, mert azok:
- Bizonyítékként szolgálhatnak jogviták esetén – például ha egy volt munkavállaló vitatja a szolgálati idejét vagy a keresetét.
- A nyugdíjjogosultság igazolásához nélkülözhetetlenek lehetnek – a társadalombiztosítási nyilvántartás nem mindig teljes körű, így a munkavállalók nyugdíjmegállapításánál ezek az iratok kulcsfontosságúak lehetnek.
- Az adóhatósági és munkaügyi ellenőrzések során is szükség lehet rájuk – egy későbbi vizsgálat során a dokumentáció hiánya problémát okozhat.
- Megelőzhető vele a munkavállalók kiszolgáltatottsága – ha egy munkavállaló nem tudja igazolni a munkaviszonyát, az komoly hátrányt jelenthet a nyugdíjmegállapítás során.
Mit kell tudni a nyugdíjhoz szükséges iratok megőrzéséről?
A nyugdíjbiztosítás nyilvántartásai nem minden esetben tartalmazzák teljes körűen a munkavállalók kereseti és szolgálati idejére vonatkozó adatokat. Ezért bizonyos esetekben a munkáltatók által kiállított egykorú dokumentumokra van szükség, például:
- Munkaszerződések és módosításaik
- Bérjegyzékek, jövedelemigazolások
- Munkaidő-nyilvántartások
- Bérszámfejtési dokumentációk
- Személyi jövedelemadó-bevallások és azok igazolásai
Ha ezek az iratok elvesznek vagy megsemmisülnek, a volt munkavállalók nehéz helyzetbe kerülhetnek a nyugdíjmegállapítás során, különösen, ha a társadalombiztosítási nyilvántartás nem tartalmaz minden szükséges információt.
Mit jelent mindez a vállalkozásod számára?
- Bár a törvényi kötelezettség csökkent, a vállalkozásoknak továbbra is érdemes megőrizniük a munkaügyi iratokat.
- Egy jól szervezett irattározási rendszer segíthet elkerülni a jövőbeli jogvitákat és biztosíthatja a munkavállalók jogainak védelmét.
- Az archiválás és az adatrögzítés digitalizációja hosszú távon is biztonságot nyújthat mind a cég, mind a munkavállalók számára.
Hogyan segíthetünk?
Ha szeretnéd biztosítani, hogy vállalkozásod munkaügyi és bérszámfejtési dokumentációja naprakész és jogszerű legyen, érdemes szakértői segítséget kérned. A Proactive Bookkeeping csapata segít az iratmegőrzési folyamatok kialakításában, hogy vállalkozásod megfeleljen az aktuális előírásoknak, miközben csökkenti az adminisztrációs terheket.
Foglalj egy konzultációt még ma, és tudd meg, hogyan optimalizálhatod a dokumentumkezelési folyamataidat!
