Az e-számla archiválás szabályai és gyakorlati tanácsok

Az elektronikus számlák megőrzése sok vállalkozó és könyvelő számára látszólag bonyolult feladatnak tűnik, pedig a szabályok egyáltalán nem bonyolultak. A legfontosabb, hogy az elektronikus dokumentumok tartalma érthető, olvasható maradjon, és hosszú távon biztonságosan megőrizhető legyen. Cikkünkben áttekintjük a legfontosabb tudnivalókat, és bemutatjuk, milyen gyakorlati megoldásokkal lehet eleget tenni az előírásoknak.

Magyarországon az elektronikus számlákat kizárólag elektronikus formában lehet megőrizni, vagyis bár nyomtatásra lehetőség van, a hivatalos megőrzés csak digitálisan érvényes. Ez azt jelenti, hogy a számla adattartalmát nemcsak meg kell őrizni, hanem azt érthető és olvasható formában kell biztosítani az előírt megőrzési időszak alatt.

Adattartalom védelme és tárolási környezet

Fontos, hogy az adattartalom védelme is garantált legyen. Erre jó megoldás lehet például az elektronikus aláírás vagy a hash kód alkalmazása, amelyek biztosítják, hogy a dokumentum tartalma ne változzon meg. Ugyanakkor önmagában ez nem elég, hiszen a törlés vagy elvesztés ellen egy megbízható tárolási környezet szükséges. Ez lehet egy professzionális archiválási szolgáltató rendszere, vagy akár egy jól kialakított belső informatikai környezet is.

Egyedi igények, egyedi megoldások

A cégek eltérő igényei miatt nincs univerzális megoldás. Egy kisvállalkozás, amely évente csak néhány tucat e-számlát kap, más megoldásokat használ, mint egy nagyobb cég, ahol akár több száz dokumentum is érkezhet havonta. Szintén számít, hogy milyen gyors hozzáférésre van szükség: vannak vállalkozások, amelyek naponta használják a számláikat, míg mások csak ritkán keresnek vissza egy-egy dokumentumhoz.

Az is kérdés, hogy kizárólag számlákat vagy egyéb üzleti dokumentumokat – például szerződéseket, bizonylatokat – is szeretnénk-e elektronikusan tárolni. Ez befolyásolja az archiválási rendszer kialakítását, hiszen egy integrált megoldás a teljes dokumentumállomány kezelése szempontjából előnyös lehet.

Megbízható tárolási lehetőségek

Számos lehetőség áll rendelkezésre a megőrzésre: egy megbízható archiválási szolgáltató igénybevétele, saját archiváló szerver létrehozása, illetve különféle felhőalapú tárolási megoldások. A beszállítók részéről érdemes elvárni az elektronikus aláírást, de hiányában a számlabefogadó vállalkozás is elláthatja saját aláírásával a dokumentumokat, ezzel biztosítva azok hitelességét.

Mit kerüljünk el az archiválásban?

Viszont kerüljük az olyan tárolási módokat, amelyek nem garantálják a hosszú távú megőrzést! Nem megfelelő megoldás például a postafiókban való tárolás, vagy egyszerű számítógépes mappák, mert ezeknél fennáll a törlés, adatvesztés veszélye. Szintén nem helyettesíti az archiválást a rendszeres biztonsági mentés, mely inkább az adatvesztés elleni gyors védelmet szolgálja, nem a hosszú távú megőrzést.

Automatizálás és gyakorlati tanácsok

Az archiválási folyamat lehet részben automatizált, vagy akár manuális is, a jelenlegi szabályozás nem várja el az automatizációt, csak azt, hogy a dokumentumok adattartalma olvasható és értelmezhető legyen a megőrzési idő alatt. Érdemes rendszeresen – például havonta vagy negyedévente – archiválni a beérkezett számlákat, így elkerülhető a halogatásból adódó kockázat.

Összegzés

Az elektronikus számlák biztonságos és jogszabálynak megfelelő megőrzése nem bonyolult, de megfontolt megoldásokat igényel. Minden vállalkozásnak a saját igényeihez kell szabnia az archiválási rendszert, figyelembe véve a dokumentumok mennyiségét, hozzáférési szükségleteket és a biztonsági szempontokat. Ha bizonytalan vagy a legjobb megoldásban, érdemes szakértői tanácsot kérni, vagy megbízható archiválási szolgáltató segítségét igénybe venni. Így elkerülhetőek a későbbi problémák, és biztosítva lesz a zökkenőmentes adatmegőrzés hosszú éveken át.