Az Elektronikus Számlázás Útvesztői: Hogyan Kezeljük és Őrizzük Meg Őket?
Az elektronikus számlázás egyre inkább teret hódít a vállalati világban, de sok kérdést vet fel a megfelelő kezelésükkel és tárolásukkal kapcsolatban.
Czégai Fanni
Az elektronikus számlák kezelése különös figyelmet igényel. Számos vállalkozás még mindig a hagyományos, papír alapú számlázáshoz szokott, azonban az elektronikus számlázás előnyei és szabályozása egyre inkább előtérbe kerülnek.
- Elektronikus Számlák Tárolása:
- Az elektronikus számlákat nem szabad kinyomtatni, hiszen így elveszítik érvényességüket.
- A számlákat digitális formában kell megőrizni, és ez a kötelezettség 8 évig tart.
- A tárolás módja lehet felhő alapú vagy fizikai adathordozón, mint például egy pendrive.
- Könyvelő Szerepe és Felelőssége:
- Bár a könyvelők gyakran találkoznak papír alapú számlákkal, egyre több az elektronikus számla is.
- Ha egy könyvelő elektronikus számlát kap, nem nyomtatja ki, hanem digitálisan rögzíti a könyvelőprogramban.
- Fontos megjegyezni, hogy az iratmegőrzési kötelezettség elsősorban a gazdálkodóra hárul, nem a könyvelőre.
- Az ÁFA Ellenőrzése és Dokumentumok Megőrzése:
- Az elektronikus számlák megőrzésekor biztosítani kell, hogy utólagos módosítás, kiegészítés, sérülés, vagy törlés ne történhessen.
- Ellenőrzés során a gazdálkodónak biztosítania kell az elérési pontot a revizor számára, nem pedig magát a tárolóeszközt adja át.
Az elektronikus számlázás kezelése és megőrzése kulcsfontosságú a modern vállalkozások számára. Fontos, hogy minden érintett tisztában legyen a jogi követelményekkel és a legjobb gyakorlatokkal. Az adótanácsadók által nyújtott iránymutatás segíthet a vállalkozásoknak a szükséges lépések megtételében, biztosítva ezzel a megfelelő számlakezelési és archiválási folyamatokat.
