Munkáltatói igazolások: mi számít hiteles átadásnak 2025-ben?

A dolgozóknak kiadott igazolások formája és hitelessége gyakori kérdés a munkáltatók körében. Elég, ha e-mailben küldöd el aláírás nélkül, vagy kötelező a papíralapú, aláírt példány? Mutatjuk, mikor, milyen módon adható ki szabályosan az összesített igazolás.

A munkáltatói igazolások kiadására vonatkozó szabályok egyértelműen meghatározzák, milyen módon lehet azokat a dolgozókhoz eljuttatni. Az összesített igazolásokat – amelyek például jövedelemadatok összesítésére szolgálnak – nemcsak papíralapon, hanem elektronikusan is ki lehet adni.

Elektronikus továbbítás szabályai

A hatályos jogszabályok alapján nincs akadálya annak, hogy az igazolást e-mailben vagy más elektronikus úton kapja meg a munkavállaló. Ebben az esetben viszont fontos, hogy a munkáltató igazolni tudja, az igazolást valóban hozzáférhetővé tette az adott dolgozó számára. Ez megvalósulhat például úgy, hogy a dokumentumot egy zárt rendszerben helyezik el, amelyhez csak az érintett munkavállaló fér hozzá.

Hogyan igazolható az átvétel?

Elektronikus kiküldésnél nem kötelező az aláírás, de a munkáltatónak bizonyítania kell, hogy az igazolást elküldte vagy elérhetővé tette. Postai úton történő kézbesítésnél a feladás igazolható ajánlott küldemény szelvényével vagy tértivevénnyel. Személyes átvételnél a dolgozó aláírásával igazolja az átvételt.

Mi számít hiteles elektronikus igazolásnak?

A Polgári perrendtartásról szóló törvény szerint akkor tekinthető teljes bizonyító erejűnek egy elektronikus okirat, ha azon a kiállító minősített elektronikus aláírása vagy bélyegzője is szerepel, és ha szükséges, időbélyegzővel is ellátott. Ez különösen fontos lehet vitás esetekben, amikor az igazolás hitelességét kell alátámasztani.

Ha a munkavállaló papíralapon is kéri az igazolást, a munkáltató köteles ezt biztosítani. Ebben az esetben cégszerű aláírással kell ellátni a dokumentumot, és azt is jelezni kell, hogy a papíralapú példány tartalmilag megegyezik az elektronikus változattal.

A munkáltatói igazolások kiadásánál tehát több lehetőség is adott, de minden esetben biztosítani kell a hitelességet és az átvétel igazolhatóságát. Az elektronikus forma kényelmes és jogszerű megoldás lehet, ha a technikai feltételek adottak, ugyanakkor a dolgozó kérésére továbbra is biztosítani kell a papíralapú példányt.