Több lett az előleg, mint a szolgáltatás? Ezt tedd a számlázásnál

Sok vállalkozás fut bele abba a helyzetbe, hogy az ügyfél több előleget fizet, mint amennyibe végül a szolgáltatás kerül. Mi történik ilyenkor? Lehet-e a végszámlán negatív összeg? A kérdés nemcsak logisztikai, hanem jogi szempontból is fontos – ugyanis az áfatörvény egyértelműen meghúzza a határokat.

Bár elsőre logikusnak tűnhet, hogy a végszámla egy negatív összeggel „elszámolja” a túlfizetést, valójában ez jogilag nem járható út. Ennek oka, hogy az áfatörvény szerint egy számla mindig valamiféle vagyoni előnyt – vagyis ellenértéket – rögzít. A vagyoni előny viszont nem lehet negatív, hiszen nem arról van szó, hogy valaki „vagyoni hátrányt” szerez.

A törvény tehát nem konkrét paragrafusban tiltja a negatív végszámlát, de az elv a szabályozásból egyértelmű: ha nincs teljesítés, nincs ellenérték, akkor nincs mire végszámlát kiállítani – pláne nem negatív értékben.

Ebben az esetben a megoldás nem a végszámla „mínuszosítása”, hanem az előlegszámla korrekciója. Az előleg ugyanis része az ellenértéknek, amelyet a tényleges teljesítés előtt fizet ki az ügyfél. Ha utólag kiderül, hogy kevesebbe került a szolgáltatás, mint amit előre kifizettek, akkor az előleget kell módosítani – visszamenőlegesen csökkentve annak összegét.

Ez logikailag is helytálló: ha kevesebb lett az ár, akkor az előleg mértéke is túlzott volt, amit helyesbítő számlával kell javítani.

A helyesbítő számla (vagy más néven jóváíró számla) kifejezetten arra szolgál, hogy korrigálja az eredeti számlát. Ha például túlszámláztál, rossz terméket rögzítettél, vagy utólag kedvezményt adsz, akkor a módosító bizonylat lehet negatív előjelű. Fontos azonban, hogy ez ne az előleggel kapcsolatos végszámlára vonatkozzon, hanem más típusú módosításra.

Összefoglalva: a végszámla sosem lehet negatív, mert az a gazdasági logika és az áfatörvény szerint is ellentmondásos. Ha több volt az előleg, mint a tényleges ár, akkor az előleget kell korrigálni, nem a végszámlát.

Aki tisztában van ezekkel az alapelvekkel, elkerülheti a NAV-nál való kellemetlen magyarázkodást – és biztos lehet benne, hogy a számlázása szabályos marad. A kulcs: a gazdasági eseményt és a jogi hátteret mindig együtt kell figyelembe venni.