Számlázás meghatalmazott útján
A számlázás az egyik legkritikusabb adminisztratív feladat minden vállalkozás számára. Az új jogszabályi változásoknak köszönhetően a számlakibocsátásra nemcsak a termékértékesítő vagy szolgáltatásnyújtó (azaz a kötelezett) jogosult, hanem meghatalmazott is eljárhat helyette. De mit jelent ez pontosan, és milyen szabályokat kell betartani?
Filep Szilvia
Ki lehet meghatalmazott?
A meghatalmazott lehet:
- A termék beszerzője
- A szolgáltatás igénybevevője
- Egy harmadik fél
Fontos, hogy a meghatalmazott mindig a kötelezett nevében bocsátja ki a számlát, és teljes felelősséggel tartozik a szabályok betartásáért.
Hogyan működik a meghatalmazott általi számlázás?
A meghatalmazásnak előzetesen és írásban kell létrejönnie a kötelezett és a meghatalmazott között. Ez a dokumentum szabályozza:
- A számlakibocsátás módját és feltételeit
- A számlázásra vonatkozó felelősségi köröket
- Az esetleges korlátozásokat (pl. csak bizonyos ügyletekre vonatkozik-e)
A meghatalmazás lehet eseti vagy általános érvényű, attól függően, hogy egyetlen ügyletre, vagy minden számlaadási kötelezettségre szól.
Mire kell figyelni a meghatalmazott általi számlázásnál?
1. Önszámlázás
Ha a számlát a vevő (azaz a termék beszerzője vagy a szolgáltatás igénybevevője) állítja ki, akkor kötelező feltüntetni a számlán az „önszámlázás” kifejezést.
2. Egyetlen meghatalmazott
Egy adott számlaadási kötelezettséget csak egy meghatalmazott teljesíthet, még akkor is, ha a kötelezett több személynek adott meghatalmazást.
3. Felelősség
A számlázási kötelezettségek teljesítéséért a meghatalmazott egyetemlegesen felelős a kötelezettel együtt. Még akkor is, ha a felek erről másként állapodtak meg a szerződésükben.
4. Számla továbbítása
- Papíralapú számla esetén a meghatalmazottnak haladéktalanul el kell juttatnia a számlamásolatot a kötelezettnek.
- Elektronikus számla esetén a számlát elektronikusan kell továbbítani a kötelezett részére.
5. Számlázóprogram Használata
Ha a számlát számlázóprogrammal állítják ki, a feleknek előzetesen meg kell állapodniuk a használt sorszámtartományról, amit a kötelezett köteles rögzíteni a saját nyilvántartásában.
Milyen előnyökkel jár a meghatalmazott általi számlázás?
- Adminisztratív terhek csökkentése – A kötelezett helyett egy másik fél is elvégezheti a számlázást.
- Rugalmasság – A vállalkozás működése egyszerűbbé válhat, ha a számlázást egy partner vagy szolgáltató végzi.
- Automatizálás lehetősége – Különösen nagyobb cégek esetében a meghatalmazott számlázási rendszerek integrálhatók digitális megoldásokkal.
Hogyan készülj fel a szabályok betartására?
- Konzultálj egy szakértővel! – Egy adótanácsadó segíthet a megfelelő meghatalmazási szerződés elkészítésében.
- Használj megbízható számlázási rendszert! – Egy digitális megoldás segít a nyilvántartás és a számlázás automatizálásában.
- Ne hagyd az utolsó pillanatra! – A NAV folyamatosan figyeli a számlázási gyakorlatokat, így érdemes időben felkészülni.
Ne kockáztass! Kérj segítséget most!
A meghatalmazott általi számlázás kiváló lehetőség, de komoly felelősséggel is jár. Ne hagyd, hogy egy adminisztrációs hiba miatt NAV-ellenőrzés alá kerülj!
Vedd fel a kapcsolatot a Proactive Bookkeeping szakértőivel, és biztosítsd, hogy vállalkozásod számlázása minden szabálynak megfeleljen! Konzultációért kattints ide!
