Új korszak a vállalkozói számlázásban: jön a kötelező digitális rezsiszámla

Július 1-jétől fontos változás lép életbe a vállalkozások életében: ettől az időponttól kezdve az áramszolgáltatók és gázszolgáltatók kizárólag elektronikus formában állítanak ki számlát céges ügyfeleiknek. Az új szabály egyszerűnek tűnik, de a háttérben komoly adminisztratív és informatikai kihívásokat is tartogat.

Az új előírás kizárólag a vállalkozásként szerződött ügyfelekre vonatkozik – tehát például egyéni vállalkozókra is csak abban az esetben, ha nem magánszemélyként kötöttek szerződést a szolgáltatóval. A lakossági ügyfelek továbbra is papíralapú számlát kaphatnak, ha ezt igénylik.

A céges ügyfelek viszont már nem választhatnak: júliustól minden rezsiszámla elektronikusan érkezik. Ez első pillantásra korszerű és egyszerű megoldásnak tűnhet, de az e-számlák kezelése, tárolása és hiteles archiválása komoly felelősséget ró a vállalkozásokra.

Nem elég kinyomtatni vagy egy mappába menteni az e-mailből letöltött számlákat. A szabályok szerint a bizonylatokat hosszú távon, elektronikusan kell megőrizni, méghozzá úgy, hogy azok évek múlva is hitelesen, változatlan formában legyenek visszakereshetők. Ez kizárja az olyan megoldásokat, mint az e-mailes tárolás vagy az egyszerű felhőtárhelyek használata, amelyek nem biztosítanak kellő védelmet adatvesztés vagy sérülés ellen.

A megfelelő archiválási gyakorlat része, hogy biztosítani tudjuk a számla eredetének hitelességét, tartalmának sértetlenségét, valamint azt is, hogy a dokumentum hosszú távon olvasható maradjon. Ehhez célszerű dedikált, tanúsított elektronikus archiváló szolgáltatást igénybe venni, vagy nagyobb cégek esetén kialakítani egy saját, megfelelően felépített rendszert.

A kötelező elektronikus rezsiszámla bevezetése új korszakot nyit a vállalkozások adminisztrációjában. Akik időben felkészülnek, nemcsak a jogszabályi előírásoknak felelnek meg, de hosszú távon egyszerűbbé és biztonságosabbá tehetik a számlakezelést.