Pénztárbizonylatok sorszámozása: mikor elfogadható, ha nem időrendben követik egymást?

Egy vállalkozásnál a pénztári tételeket a bizonylatok beérkezési sorrendjében rögzítik a könyvelőprogramban. Ennek következtében előfordul, hogy egy időben korábbi tétel nagyobb bizonylatszámot kap. A sorszámozás ugyan folytonos, de nem időrendi. A szakértő szerint ez önmagában nem jogsértő, feltéve, hogy bizonyos feltételek teljesülnek.

Mikor elfogadható a gyakorlat?

A számviteli előírások elsősorban azt követelik meg, hogy a gazdasági eseményeket a megtörténtüknek megfelelő időpontban, bizonylatokkal alátámasztva rögzítsék, és a pénztár forgalma időrendben nyomon követhető legyen. Nem elvárás tehát, hogy a bizonylatszámok szigorúan kövessék az időrendet. Elegendő, ha a sorszámozás folytonos, és a program dátum szerinti rendezésben meg tudja jeleníteni a tételeket.

A gyakorlat akkor fogadható el, ha a készpénzforgalom minden tétele naprakészen és hiánytalanul kerül rögzítésre, a pénzkezelési szabályzat egyértelműen rendezi, mikor kerül sor pénztárbizonylat kiállítására és mikor szolgál más elsődleges bizonylat a könyvelés alapjául, a sorszámozás folytonos és ismétlődés- valamint kihagyásmentes, a pénztári napló dátum szerinti rendezésben bármikor előállítható, és az egyes tételekhez a mögöttes bizonylat egyértelműen hozzárendelhető és visszakereshető.

Külön program bevezetése az időbeli nyilvántartáshoz nem szükséges, feltéve, hogy a jelenlegi rendszer a készpénzmozgások időrendjét, az egyenlegeket és a bizonylati fegyelmet egyértelműen ellenőrizhetővé teszi.

Mit érdemes a pénzkezelési szabályzatban rögzíteni?

Ha a társaság az ellenőrzési szempontokat tovább kívánja erősíteni, érdemes a pénzkezelési szabályzatban külön pontban rögzíteni, hogy a könyvelőprogram automatikusan folyamatos sorszámot rendel a tételekhez, az időrendi nyilvántartást a pénztári napló dátum szerinti lekérdezhetősége biztosítja, és szükség esetén az ebből előállított pénztárjelentés szolgál az ellenőrzés alapjául.

Kérdésed van a könyveléseddel kapcsolatban? Jelentkezz konzultációra, és segítünk.