Dupla adatszolgáltatás a NAV-nak? Így kerüld el, ha pénztárgépet és online számlázót is használsz

Lehet, hogy a pénztárgép-összesítőd olyan tételeket is tartalmaz, amiket már egyszer számláztál? Nem vagy egyedül a kérdéssel – és nem árt tisztán látni. Összeszedtük mikre kell figyelned, hogy elkerülhesd a dupla rögzítést és az ezzel járó kellemetlen következményeket.

Ha számlázóprogramot és pénztárgépet is használsz a vállalkozásodban, könnyen előfordulhat, hogy ugyanazt az eladást kétszer is rögzíted – egyszer számlaként, egyszer nyugtával. Ez viszont nemcsak felesleges, hanem szabálytalan is, és akár bírsággal is járhat.

Miért fontos erre figyelni?

Tegyük fel, hogy online számlázóval (pl. Számlázz.hu) számlát állítasz ki egy vásárlónak, aki készpénzzel fizet. Ezután a pénz bekerül a kasszába, te pedig az összeget beütöd a pénztárgépbe is, hogy a napi zárás rendben legyen. Logikusnak tűnhet, de a NAV szerint ez már kétszeres rögzítés.

A szabály egyértelmű: egy értékesítésről csak egy rendszeren keresztül szabad adatot küldeni a NAV-nak. Ha számlát állítottál ki, azt nem kell és nem is szabad újra beütni a pénztárgépbe – ez ugyanis dupla adatszolgáltatásnak minősül, amit a hatóság szankcionálhat. Ha az eladásról számla készül, és a vevő készpénzben vagy bankkártyával fizet, elegendő egy pénztári befizetés bizonylatot rögzíteni a pénztárgépben. Így a pénzmozgás nyomon követhető, de az értékesítés nem kerül be kétszer a NAV rendszerébe.

Ha a vevő például készpénzzel vagy bankkártyával fizet, és te online számlázóprogrammal készíted el a számlát, akkor a pénzmozgás nyomon követése érdekében elegendő egy pénztári befizetési bizonylatot kiállítani a pénztárgépen. Így a kasszaegyenleg is rendben lesz, de az értékesítés önállóan nem kerül be újra a pénztárgép-adatokkal a NAV-hoz.

Fontos különbség az is, hogy ha egyszerűsített számlát állítasz ki közvetlenül a pénztárgéppel (például hőpapíros formában), nem tartoznak az online számlaadat-szolgáltatás hatálya alá. Ez azért van, mert a jogszabály szerint az ilyen bizonylat nem egyenértékű a számlázó programmal kiállított számlával, tehát ezekre más szabályok vonatkoznak (lásd: 23/2014. (VI. 30.) NGM rendelet 2. § és 1. § (2) bekezdését). Ezeket nem kell külön rögzíteni a NAV felé, de fontos tudni, hogy ezek mikor alkalmazhatók jogszerűen.

Ha online számlázóprogramot és pénztárgépet is használsz, érdemes tudatosan kezelned az egyes értékesítések rögzítését. Az ugyanarról az ügyletről érkező dupla adat nem csak adminisztrációs hiba – a NAV ezt adatszolgáltatási szabálysértésnek tekinti.
Egy eladás – egy bizonylat – egy adatküldés. Ez a szabály kulcsfontosságú, ha el akarod kerülni a hibás adatszolgáltatást és a mulasztási bírságokat.