Keresőképtelenség dokumentálása: gyakorlati tudnivalók munkáltatóknak

A keresőképtelenségi igazolások kezelése sok munkáltató számára továbbra is bizonytalan terület. Mit fogadhatsz el elektronikus úton? Meddig és hogyan kell tárolni a dokumentumokat? A legfrissebb minisztériumi és államkincstári iránymutatások alapján mutatjuk a legfontosabb tudnivalókat.

A keresőképtelenség célja annak hivatalos megállapítása, hogy a munkavállaló betegség vagy gyermekének ápolása miatt nem tudja ellátni a munkáját, így jogosult lehet betegszabadságra vagy táppénzre. A 102/1995-ös kormányrendelet szerint az orvos ezt a tényt a biztosított dokumentációjában rögzíti, majd kiállítja az 5. számú melléklet szerinti igazolást, amit papíralapon, aláírással és orvosi pecséttel hitelesítve ad át.

Bár 2022. június 1-jétől a biztosított részére nem kötelező papíralapon átadni az igazolást, az továbbra is papíralapú dokumentumként készül, és megfelelve a rendelet formai követelményeinek, közokiratnak minősül. Elektronikus továbbítás esetén – például e-mailben – ez a közokirati jelleg csak akkor marad meg, ha az igazolás a megfelelő tartalmi és alaki elemeket tartalmazza.

Amennyiben az igazolást táppénzigény céljából használják fel, a 217/1997-es kormányrendelet alapján a munkáltatónak digitalizált formában kell csatolnia azt az elektronikus űrlaphoz. Az eredeti példányt az orvos őrzi öt évig, és ellenőrzés esetén visszakereshetőnek kell lennie.

A Magyar Államkincstár iránymutatása szerint az elektronikus úton (például e-mailben) beérkező igazolások is elfogadhatók, és a munkavállalónak nem kell utólag papíralapú példányt leadnia. Ilyen esetekben azonban a munkáltató felel azért, hogy az elektronikus űrlapra feltöltött digitalizált dokumentum és az eredeti adatok megegyeznek. A digitalizált igazolást a munkáltatónak meg kell őriznie.

A keresőképtelenségi igazolások kezelése jogszabályok által szigorúan szabályozott terület, ahol a formai és technikai követelmények betartása elengedhetetlen. A legfrissebb iránymutatások segítenek abban, hogy a munkáltatók a gyakorlatban is jogszerűen járjanak el – akár papíralapú, akár elektronikusan továbbított dokumentumról van szó.